Natuurlijk kunt u het blad van uw vereniging per e-mail verzenden naar de leden. Dat is goedkoop (of zelfs gratis) en supersnel. Uw Internetsite is vast prachtig en bijna altijd up-to-date. En u heeft keurige lijsten opgezet van mensen die SMS-berichtjes moeten ontvangen bij calamiteiten.

Toch heb ik nog nooit een kind van 6 zien staan springen bij de computer omdat er een e-mail van zijn vereniging is ontvangen. Weinig verenigingen lijken zich te beseffen dat dat kind van 6 het toekomstige lid van 24 is. De “binding” van het kind van 6 met zijn/haar vereniging moet gekweekt worden. Door communicatie via e-mail en SMS zal deze binding zich beperken tot de kleine kring van zijn/haar team. Het resultaat is voorspelbaar. Een vereniging bestaande uit allemaal teams die op zichzelf staan en alleen nog hetzelfde voetbalshirt dragen. Waar de vereniging vervolgens vrijwilligers vandaan moet halen is natuurlijk de grote vraag.
Communicatie tussen verenigingen en leden kan dankzij Internet op vele manieren. Ieder kanaal (e-mail, Facebook/Hyves, Twitter, Website, Clubblad) heeft zijn eigenschappen en eigen dynamiek. Voor de juiste communicatie is het van belang de juiste mix te kiezen van inzet van de beschikbare kanalen. Om u op weg te helpen een klein overzicht van enkele belangrijke eigenschappen van de kanalen:
Website:
- lid moet naar de website toe gaan voor informatie (pull)
- goedkoop
- onbegrensde hoeveelheid informatie
- Kleine kans dat de bezoeker (het lid) meer informatie tot zich neemt dan hetgeen voor hem/haar direct relevant is
E-mail:
- lid (of zijn ouders/verzorgers) ontvangt bericht (push)
- uit onderzoek blijkt dat vaak 30% van de geregistreerde e-mail adressen niet (meer) correct is
- e-mail bereikt alleen de persoon die de mail leest
- informatie welke niet direct relevant is wordt niet gelezen en/of niet onthouden
SMS:
- lid (of zijn ouders/verzorgers) ontvangt bericht (push)
- zeer beperkte ruimte voor informatie
- duur (alhoewel de kosten vaak niet op verenigingsbudget drukken)
- sms bereikt alleen de bezitter van toestel
- geen enkele communicatie mogelijk van verenigingsidentiteit
Facebook/Hyves/Twitter:
- lid moet naar de betreffende dienst voor informatie (pull)
- goedkoop
- veel “vervuiling” van andere berichten
- nauwelijks communicatie mogelijk van verenigingsidentiteit
Verenigingsblad:
- lid ontvangt de informatie thuis (push)
- veel -maar niet onbeperkte- ruimte voor informatie
- niet alleen lid wordt bereikt maar ook de “achterban” (pappa's, mamma's, oma's, buurkinderen)
- blad blijft vaak langere tijd in roulatie waardoor de informatie meer kans heeft lezers te bereiken
- duurste middel (maar minder kostbaar dan het vaak lijkt)
Verenigingen zullen dus moeten zoeken naar een mix van deze communicatiemiddelen om hun doel te bereiken. En dat doel is uiteindelijk het behoud van de vereniging, ook op de lange termijn. Daarbij kan een besparing van € 8 per lid nu weleens heel kostbaar zijn over 3 of 10 jaar.
Een combinatie van website met dagelijkse updates, e-mail nieuwsbrief met wekelijkse informatie en ter ondersteuning enkele keren per jaar een clubblad is de strategie die verenigingen die hier onderzoek naar hebben gedaan (
voorbeeld) kiezen. Zodat die kleine jongen blij naar de brievenbus kan blijven hollen en met rode oortjes door zijn clubblad kan blijven bladeren. Al is het maar enkele keren per jaar.